PROCEDURA PER LA CORRETTA GESTIONE DELLE “SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING” PERVENUTE PER IL TRAMITE DEL CANALE INTERNO - POLICY WHISTLEBLOWING
Introduzione
L’Unione Europea, con la Direttiva 2019/1937, ha rinnovato la normativa riguardante la protezione delle
persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione al fine di creare uno standard minimo per la protezione
dei diritti dei whistleblower (cioè dei segnalanti) in tutti gli Stati Membri. L’Italia ha attuato la Direttiva Europea
con il D.lgs. 10 marzo 2023 n. 24 (di seguito anche solo “Decreto Whistleblowing” o il “Decreto”).
Con l’adozione della presente Policy, la Società Mizar Srl (di seguito, la “Società”) ha inteso conformarsi
alle suddette prescrizioni normative, nonché agli indirizzi forniti al riguardo da ANAC e da Confindustria
(https://www.confindustria.it/home/policy/position-paper/dettaglio/guida-operativa-whistleblowing).
L’obiettivo perseguito è quello di fornire al whistleblower, ovvero a chi segnala le violazioni, chiare indicazioni
operative in merito all’oggetto, ai contenuti, ai destinatari e alle modalità di trasmissione delle segnalazioni.
Il procedimento di gestione delle segnalazioni garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante sin dalla
ricezione e in ogni contatto successivo alla stessa. Ai sensi dell’art. 5, co. 1, lett. e) del Decreto, la presente
policy fornisce, quindi, informazioni sui canali, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni.
1. Soggetti segnalanti - whistleblower
Le segnalazioni possono essere effettuate dai seguenti soggetti:
a) lavoratori subordinati, ivi compresi i lavoratori che svolgono:
- - l’attività a tempo parziale, intermittente, a tempo determinato, di somministrazione, di apprendistato, di lavoro accessorio (il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal D.lgs. n.81/2015);
- - prestazioni occasionali (ai sensi dell’art. 54-bis del D.L. n. 50/2017, conv. dalla Legge n.96/2017);
b) i lavoratori autonomi
- - con contratto d’opera (art. 2222 C.c.);
- - con rapporto di collaborazione (di cui all’art. 409 c.p.c.), come i rapporti di agenzia, di rappresentanza commerciale ed altri rapporti di collaborazione che si concretino in una prestazione di opera continuativa e coordinata, prevalentemente personale, anche se non a carattere subordinato;
- - con rapporto di collaborazione che si concreta in prestazioni di lavoro esclusivamente personali, continuative e le cui modalità di esecuzione sono organizzate dal committente;
c) i collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore della Società;
d) i liberi professionisti ed i consulenti che prestano la propria attività presso la Società;
e) i volontari ed ai tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società;
f) l’azionista e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto presso la Società (ad esempio, componenti dell’organo amministrativo o Odv).
La tutela delle persone segnalanti (art.6 della presente Policy) si applica anche qualora la segnalazione, la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o la divulgazione pubblica di informazioni avvenga:
- a) quando il rapporto giuridico sopra descritto non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
- b) durante il periodo di prova;
- c) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
2. Oggetto della segnalazione e segnalazioni escluse
Possono essere effettuate le segnalazioni indicate nella seguente tabella:
| Numero dipendenti | Con Modello Organizzativo e di Gestione ex D.lgs. n.231/2001 | Oggetto della segnalazione |
| fino a 49 | Si | - illeciti indicati nel D. lgs. n.231/2001 - violazioni del Modello (art. 3, co. 2, lett. b), primo periodo, D.lgs. n.24/2023) |
Più in dettaglio, le violazioni indicate nella tabella precedente possono riguardare:
a) condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001 o violazioni dei modelli organizzativi e
gestione.
3. Canali di segnalazione: interno, esterno, divulgazione pubblica
La Società ha istituito un canale interno di segnalazione che garantisce la riservatezza dell’identità della
persona segnalante, della persona coinvolta e delle persone comunque menzionate nella segnalazione,
nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
La segnalazione tramite il canale esterno istituito e gestito da ANAC può essere effettuata solo a determinate
condizioni, e cioè quando:
• non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione
interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto
richiesto dalla legge;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla
stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio
di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo
imminente o palese per il pubblico interesse.
La divulgazione pubblica è soggetta a condizioni ancora più rigorose, potendovi il soggetto ricorrere
direttamente solamente quando:
• la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha
effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito
alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo
imminente o palese per il pubblico interesse;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il
rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso
concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che
chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione
stessa.
Resta ovviamente ferma la possibilità di effettuare denunce all’autorità giudiziaria.
4. Contenuto e modalità di presentazione delle segnalazioni
La segnalazione whistleblowing può essere effettuata qualora ricorrano le seguenti condizioni:
- si hanno informazioni (o fondati sospetti) riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di
elementi concreti, potranno essere commesse e tali da ledere l’interesse pubblico o l’integrità della
Società, nonché riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni
e
- tali informazioni siano apprese (o i sospetti siano sorti) nell’ambito del contesto lavorativo.
Non potranno essere prese in considerazione segnalazioni inerenti esclusivamente:
- contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante;
- rapporti individuali di lavoro o collaborazione del segnalante con la Società, ovvero con figure
gerarchicamente sovraordinate;
- aspetti della vita privata del soggetto segnalato, senza alcun collegamento diretto o indiretto con
l’attività aziendale e/o professionale.
Inoltre, non sono consentite segnalazioni:
- pretestuose, diffamatorie, calunniose o volte esclusivamente a danneggiare il segnalato;
- relative a violazioni che il segnalante sa non essere fondate.
Per quanto concerne il contenuto della segnalazione, a pena di inammissibilità, questa deve contenere:
1. i dati identificativi della persona segnalante (salvo le indicazioni relative alle segnalazioni anonime)
nonché un recapito cui comunicare i successivi aggiornamenti;
2. la descrizione chiara, completa e circostanziata dei fatti oggetto di segnalazione;
3. le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una
descrizione dei fatti oggetto della segnalazione specificando i dettagli relativi alle notizie circostanziali e,
ove presenti, anche le modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione;
4. le generalità o gli altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i ritenuto/i responsabile/i dei
fatti segnalati;
5. l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
6. l’indicazione di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza di tali fatti;
7. ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
Per quanto concerne le modalità, le segnalazioni whistleblowing possono essere effettuate nei seguenti
modi:
- chiamando il numero telefonico 0422 841469
- attraverso sito internet della Società Mizar Srl (link www.mizarsrl.it)
La Società si riserva di prendere in considerazione le segnalazioni anonime, al fine di avviare
approfondimenti/istruttorie per l’accertamento di quanto segnalato, solo ove presentino informazioni precise,
concordanti e adeguatamente circostanziate. In ogni caso le misure di protezione a tutela del segnalante si
applicano solo se la persona segnalante venga successivamente identificata ed abbia subito ritorsioni (Art. 16,
comma 4 del D.lgs. 24/2023).
Per scelta aziendale, è stato individuato nell’ODV il Gestore delle segnalazioni whistleblowing, le quali
vengono pertanto monitorate e gestite dallo stesso in conformità a quanto previsto dal Decreto
Whistleblowing, in particolare garantendo la riservatezza dell’identità del segnalante e della segnalazione
stessa.
5. Gestione della segnalazione
Con la presente procedura è regolato il processo di ricezione, analisi e trattamento di segnalazioni di condotte
illecite di cui il soggetto segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo.
Nell’ambito della gestione del canale di segnalazione interna, il gestore della segnalazione (di seguito anche il
“ricevente”) opera nei modi di seguito indicati.
La piattaforma informatica prescelta dalla Società quale canale per le segnalazioni funziona in modo tale da
rilasciare istantaneamente alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione mediante la
dicitura “Stato – Ricevuta”. Anche le segnalazioni anonime vengono registrate ed è possibile anche per il
segnalante anonimo visionare lo stato di “Ricevuta”.
La segnalazione effettuata oralmente - nelle forme indicate nella presente Policy, ovvero mediante chiamata,
nel corso della quale il segnalante potrà altresì richiedere un incontro di persona - previo consenso della
persona segnalante, è documentata a cura del Gestore della segnalazione mediante registrazione su un
dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale.
Se viene utilizzata una linea telefonica registrata o altro sistema di messaggistica registrata come canale
interno di ricevimento dele segnalazioni, le segnalazioni verranno conservate all’interno di dispositivi idonei
alla conservazione e all’ascolto, oppure, in alternativa, si provvederà alla trascrizione integrale della
segnalazione.
Nel caso di incontro diretto con il segnalante, si procederà alla registrazione dello stesso, oppure, se così non
avvenisse o il segnalante non desse il consenso alla registrazione, si redigerà dell’incontro apposito verbale
che sarà sottoscritto sia dal gestore che dal segnalante e di cui verrà a quest’ultimo fornita copia.
Nel caso in cui la segnalazione sia stata erroneamente trasmessa a persona non incaricata a riceverla e sia
evidente che si tratti di segnalazione whistleblowing, sarà obbligo di chi l’ha ricevuta di dare pronta evidenza
del suo ricevimento al gestore della segnalazione, in ogni caso entro 7 (sette) giorni da tale ricevimento,
dando contestuale notizia di tale trasmissione al segnalante, fermo restando tutti gli obblighi di riservatezza
previsti dalla presente policy anche in capo al medesimo e conseguente sua responsabilità nel caso di
violazione della stessa.
Per quanto concerne i rapporti con il segnalante, il ricevente mantiene interlocuzioni con questo e può
richiedere, se necessario, integrazioni.
In caso di verbale redatto a seguito di incontro con la persona segnalante, questa può verificare, rettificare e
confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.
Per quanto concerne l’esame della segnalazione, il ricevente dà seguito alle segnalazioni ricevute, valutando
la sussistenza della legittimazione del segnalante e che la segnalazione rientri nell’ambito di applicazione della
norma; segue la valutazione delle circostanze di tempo e luogo in cui si è verificato il fatto.
All’esito della verifica preliminare:
- - se non sussistono i presupposti si procede all’archiviazione della segnalazione, con motivazione delle ragioni;
- - se sussistono i presupposti viene avviata l’istruttoria.
- - la raccolta di documenti e di informazioni;
- - il coinvolgimento di soggetti esterni (nel caso in cui sia necessario avvalersi dell’assistenza tecnica di professionisti terzi) o di altre funzioni aziendali, che hanno l’obbligo di collaborare con il gestore della segnalazione;
- - l’audizione di eventuali altri soggetti interni/esterni, ove necessario.
- - vengono adottate le necessarie misure per impedire l’identificazione del segnalante e delle persone coinvolte;
- - le verifiche vengono condotte da persone dotate della necessaria preparazione e le attività vengono tracciate ed archiviate correttamente;
- - i soggetti coinvolti nella valutazione mantengono la riservatezza delle informazioni ricevute, salvo diversa previsione di legge;
- - le verifiche si svolgono garantendo l’adozione di misure opportune per la raccolta, l’utilizzo, e la conservazione di informazioni personali ed assicurando che le esigenze dell’indagine siano bilanciate con quella della tutela della privacy;
- - vengono garantite opportune misure per gestire eventuali conflitti di interessi qualora la segnalazione riguardasse il ricevente.
- - l’archiviazione, fornendo le ragioni della decisione
oppure - - la fondatezza della segnalazione e l’invio ai competenti organi interni competenti per i relativi seguiti
oppure - - l’attività svolta e ancora da svolgere (nel caso di segnalazioni che comportino, ai fini delle verifiche, un’attività di accertamento di maggior tempo) e le eventuali misure adottate (provvedimenti o rinvio all’Autorità competente).
6. Conflitto di interessi
Qualora il gestore delle segnalazioni versi in conflitto di interessi in quanto, ad esempio, soggetto segnalato o segnalante, la segnalazione verrà gestita dall’Ufficio Legale a cui la società è solita rivolgersi.
7. Protezione del segnalante e sua responsabilità
I segnalanti non possono subire alcuna forma di ritorsione: la legge prevede, infatti, che coloro che effettuano
la segnalazione non possano venir sanzionati, demansionati, licenziati, trasferiti o sottoposti ad altra misura
organizzativa che finisca con l’avere, direttamente o indirettamente, effetti negativi sulle condizioni di lavoro,
ovvero effetti di discriminazione o ritorsione nei loro confronti.
I motivi che inducono la persona a segnalare sono irrilevanti ai fini della sua protezione.
Nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi o anche di procedimenti stragiudiziali aventi ad oggetto
l’accertamento di comportamenti vietati nei confronti dei segnalanti, si presume che tali comportamenti siano
stati posti in essere a causa della segnalazione. L’onere di provare che tali condotte verso i segnalanti siano
motivate da ragioni estranee alla segnalazione resta in capo a colui che le ha poste in essere.
Peraltro, le presunte misure discriminatorie o ritorsive subite devono essere comunicate all’Ispettorato del
Lavoro cui è affidato il compito di accertare se la misura ritorsiva sia conseguente alla segnalazione di illeciti.
Per quanto concerne la privacy, ogni trattamento dei dati personali verrà effettuato a norma del Regolamento
UE 2016/679 (GDPR), del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice privacy) nonché degli artt.13 e
14 del Decreto Whistleblowing.
L’informativa relativa al trattamento dei dati personali a seguito di segnalazione whistleblowing è disponibile
sul sito internet della Società e, per poter inoltrare la propria comunicazione, il segnalante è richiesto di averne
preso visione, in una con la presente procedura.
Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della
segnalazione e non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di
segnalazione.
La Società garantisce al segnalato il diritto di essere informato, entro un ragionevole arco di tempo, in merito
alle eventuali segnalazioni che lo coinvolgono, garantendo il diritto alla difesa lì dove si avviassero nei suoi
confronti provvedimenti disciplinari.
La presente procedura lascia, inoltre, impregiudicata la responsabilità penale, civile e disciplinare del
segnalante nelle ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria, di abuso della procedura di segnalazione
whistleblowing, ed ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione della procedura
stessa, ai sensi del Codice penale e dell’art. 2043 del Codice civile.
8. Entrata in vigore e modifiche
La presente policy entra in vigore il 15/12/2023 e la Società provvederà alla necessaria pubblicità.
Tutti i dipendenti possono proporre, quando ritenuto necessario, integrazioni motivate alla presente policy e le
proposte verranno esaminate dall’Ufficio Legale della Società.
La presente policy resta comunque soggetta a periodica revisione ove ciò si renda necessario da mutate
esigenze societarie, modifiche ed integrazioni della normativa vigente in materia e/o nuovi orientamenti
interpretativi della disciplina. (Revisione attuale Rev 00 del 15/12/2023)
La Società Mizar Srl